Prowadzenie akt osobowych to jeden z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy zatrudniającego pracowników w ramach umowy o pracę. To nie tylko kwestia dobrej praktyki organizacyjnej, ale przede wszystkim wymóg prawa pracy, który ma na celu zapewnienie przejrzystości, ochrony danych oraz dowodowego charakteru dokumentacji pracowniczej.

Od 2019 roku, po zmianach w przepisach, akta osobowe składają się z pięciu części: A, B, C, D i E (Część E, została wprowadzona do akt osobowych 21 marca 2023 roku.). W tym artykule skupimy się szczegółowo na części A, która gromadzi dokumentację związaną z procesem rekrutacji i zatrudnianiem pracownika.

Czym są akta osobowe i dlaczego ich prowadzenie jest obowiązkowe?

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym akta osobowe pracownika. Obowiązek ten został uszczegółowiony w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Akta te mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia bezpieczeństwa, integralności i dostępności przechowywanych informacji. Rozporządzenie dzieli dokumentację osobową na pięć logicznych i tematycznych części:

• Część A – dokumenty z procesu rekrutacji,
• Część B – dokumenty związane z nawiązaniem i przebiegiem zatrudnienia,
• Część C – dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy,
• Część D – dokumenty dotyczące kar porządkowych,
• Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i obecności środków odurzających (dodane od 2023 r.).

Dokumentacja osobowa to kluczowy aspekt pracy w dziale kadr, dlatego warto dbać o bieżącą znajomość przepisów z nią związanych. W tym celu doskonałym wsparciem mogą być szkolenia z teczki osobowej pracownika.

Czym jest część A akt osobowych?

Część A akt osobowych to miejsce, w którym gromadzi się dokumentację pozyskaną od kandydata na etapie rekrutacji, jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy. To swoiste archiwum dokumentów, które pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie – oczywiście w granicach wyznaczonych przepisami prawa.

W części A powinny się znaleźć:

• kwestionariusz osobowy kandydata – czyli formularz zawierający podstawowe dane osobowe osoby aplikującej o pracę,
• dokumenty potwierdzające dane zawarte w kwestionariuszu, jeśli ich żądanie jest zgodne z przepisami (np. świadectwa pracy, dyplomy),
• skierowania na badania lekarskie oraz
• orzeczenia lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania określonej pracy (zgodnie z art. 229 Kodeksu pracy).

Jakie dane osobowe można gromadzić na etapie rekrutacji?

Zgodnie z art. 221 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę podania następujących danych osobowych:

• imię (imiona) i nazwisko,
• data urodzenia,
• dane kontaktowe wskazane przez kandydata,
• wykształcenie,
• kwalifikacje zawodowe,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Jednak zgodnie z § 2 tego samego artykułu, dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu zatrudnienia można żądać tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Przykład praktyczny:

Jeśli firma rekrutuje fryzjera z minimum dwuletnim doświadczeniem, może żądać od kandydatów przedstawienia świadectw pracy lub innych dokumentów potwierdzających ten staż. Natomiast proszenie o dokumentację potwierdzającą całą historię zatrudnienia nie będzie uzasadnione, jeśli pozostałe etapy kariery nie mają znaczenia dla danej roli.

Czy pracodawca może kopiować dokumenty kandydata?

Choć art. 221 § 5 K.p. nie mówi wprost o możliwości kopiowania dokumentów dostarczonych przez kandydata, to jednak rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (§ 5 w związku z § 3 pkt 1) dopuszcza przechowywanie kopii dokumentów w aktach osobowych.

W praktyce więc, jeśli pracodawca uzyska oryginał świadectwa pracy lub dyplomu do wglądu, może wykonać kopię tego dokumentu i wpiąć ją do części A.

Otwartość katalogu danych – kiedy można żądać dodatkowych dokumentów?

Warto zaznaczyć, że katalog danych osobowych nie jest zamknięty. Zgodnie z art. 221 § 4 K.p., jeśli żądanie dodatkowych danych jest konieczne do realizacji uprawnienia lub obowiązku wynikającego z przepisów prawa, pracodawca ma prawo ich wymagać.

Przykład:

W przypadku zatrudniania pracownika samorządowego, zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych, kandydat musi korzystać z pełni praw publicznych i nie być skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne. Dlatego pracodawca może żądać oświadczenia o niekaralności i przechowywać je w części A akt osobowych.

Co z dokumentami uzyskanymi już po zatrudnieniu?

To bardzo ważne rozróżnienie – czas zebrania dokumentów decyduje o ich miejscu w aktach osobowych. Jeżeli pracodawca poprosi o dokumenty na etapie rekrutacji – trafiają one do części A. Jeśli dopiero po nawiązaniu stosunku pracy – powinny być umieszczone w części B.

Przykład praktyczny:

Jeżeli pracownik nie dostarczył dyplomu ukończenia studiów na etapie rekrutacji, ale uczynił to po podpisaniu umowy (np. w celu ustalenia prawa do dodatku za wyższe wykształcenie), dokument trafia do części B.

Forma przechowywania dokumentacji – papier czy wersja elektroniczna?

Pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą:

• w formie papierowej, czyli klasycznie – w segregatorach lub teczkach,
• w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia bezpieczeństwa i integralności danych.

Obie formy są równoważne prawnie, jednak wersja elektroniczna zyskuje na popularności, szczególnie w większych firmach, gdzie zarządzanie setkami akt osobowych bywa logistycznym wyzwaniem.

Nie jesteś pewien, czy prowadzisz akta osobowe pracowników w odpowiedni sposób? To szkolenie jest dla Ciebie!

Dokumentacja pracownicza, w tym akta osobowe podzielone na pięć części, musi być prowadzona zgodnie ze ściśle określonymi przepisami. Błędy w porządkowaniu dokumentów, brak wymaganych załączników czy nieprawidłowe przechowywanie – to tylko niektóre z problemów, na które często wskazują inspektorzy podczas kontroli.

Jeśli odpowiadasz za kadry i chcesz mieć pełną kontrolę nad poprawnością akt osobowych w swojej instytucji, weź udział w szkoleniu z dokumentacji pracowniczej od Centrum Verte. Dzięki temu praktycznemu kursowi zyskasz nie tylko pewność co do poprawności dokumentacji, ale także dostęp do aktualnych wzorów, przykładów i sprawdzonych rozwiązań, które ułatwią codzienną pracę.

Podsumowanie – część A jako fundament dokumentacji pracowniczej

Część A akt osobowych to nie tylko „teczka rekrutacyjna”. To pierwszy filar dokumentacji pracowniczej – zbiór oświadczeń, zaświadczeń i formularzy, które dokumentują proces zatrudniania. Jej prawidłowe prowadzenie to:

• ochrona prawna pracodawcy (dowód zgodności procesu zatrudnienia z przepisami),
• przejrzystość danych i informacji o kandydacie,
• zgodność z wymogami kontroli PIP, ZUS i GIODO (obecnie UODO).

Pamiętaj: dokumenty wpięte do części A muszą być adekwatne, uzasadnione i nieprzesadne. Równowaga między potrzebą informacji a ochroną prywatności kandydata to klucz do zgodnego z prawem zarządzania kadrami.

Chcesz znać przepisy dotyczące akt pracowniczych? Zapisz się na szkolenia z akt osobowych!